Сотруднику —
понимать свою зарплату
Проверить начисления, премии и удержания. Увидеть, как получилась сумма к выплате.
Зарплата без лишних вопросов
Расчётные листкиВсё понятно
вам и
сотрудникам
Что обязательно прописать в расчётном листке и какие есть способы получения.
Разберёмся вместе
Для бухгалтерии, HR
и руководителей
Что включитьКогда выдатьКак
организовать
Три шага к порядкуВаш маршрут
Всё о расчётных листках
01Из чего состоит листокНачисления, удержания, итог↗02Как можно выдатьНа бумаге, по почте или через КЭДО↗03Самый надёжный способЛичный кабинет сотрудника↗Выберите пункт — перейдём к нужному разделу
Понятный документ начинается
с понятного процесса
Расчётный листок — документ, которым работодатель письменно сообщает сотруднику, из чего складывается его зарплата, что удержано и сколько причитается к выплате.
Это обязанность работодателя по статье 136 ТК РФ ↗
У каждого своя задача
Для чего нужны расчётные листки
Сотруднику —
Бухгалтерии —
объяснять расчёт
Исполнить обязанность по информированию и дать сотруднику понятную расшифровку сумм.
Компании —
снижать число споров
Сделать расчёты прозрачнее и сократить повторные вопросы о зарплате.
Разложим по полочкам
Одна сумма на карте —
много деталей за ней
Пример структурыРасчётный листок
Расчётный период01 — 30
Нажмите на строку — объясним, что внутри
Выберите строку на листке — откроется подробное пояснение.
Условные суммы для иллюстрации. Не расчёт заработной платы.
Каждая сумма — с пояснением
+
Начислено
- Оклад и премии
- Надбавки за стаж, условия труда и другие
- Отпускные, пособия за счёт работодателя
- Другие начисления
Часто также указывают отработанные дни или часы.
−
Удержано
- НДФЛ по применимой ставке
- Алименты и другие удержания по исполнительным документам
- Удержания за неотработанный аванс
- Возврат переплаты — при наличии законных оснований
Важны размер и основание каждого удержания.
=
К выплате
Итоговая сумма, которую получил сотрудник.
На банковский счёт или наличными.
Открыто пояснение «Начислено»
Ничего не забыть
Четыре обязательных элемента, которые стоит проверить в вашей форме
ⓘ Форму листка утверждает работодатель с учётом мнения представительного органа работников в установленном порядке.
- 01
Составные части зарплаты
За соответствующий расчётный период.
- 02
Иные начисленные суммы
В том числе компенсации и другие причитающиеся выплаты.
- 03
Размеры и основания удержаний
Не только сумма, но и причина удержания.
- 04
Общая сумма к выплате
Итог, который получил сотрудник.
Важен момент выдачи
Когда выдавать листок?
При выплате зарплаты
ПодробнееСвернуть
По разъяснению Роструда, достаточно выдавать расчётный листок один раз в месяц — в день выплаты зарплаты за отработанный месяц.
К окончательному расчёту известны все начисления и удержания за месяц, поэтому отдельный листок на аванс не требуется.
Письмо Роструда от 03.07.2024№ ПГ/12276-6-1 ↗
При увольнении
ПодробнееСвернуть
В день увольнения работодатель, как правило, производит окончательный расчёт и выдаёт расчётный листок.
В него включают зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, другие положенные выплаты и удержания.
Если сотрудник в день увольнения не работал, действуют специальные сроки расчёта по статье 140 ТК РФ.
Статья 140 ТК РФ ↗По запросу сотрудника
ПодробнееСвернуть
Работник вправе запросить расчётные листки за нужный период своей работы у этого работодателя.
По письменному заявлению копии документов, связанных с работой, предоставляют бесплатно не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
Статья 62 ТК РФ ↗Бумага, почта или личный кабинет
Как листок попадёт
к сотруднику?
Выберите удобный способ выдачи: на бумаге, по почте в рамках оформленного электронного обмена или в личном кабинете сотрудника.
На бумаге
Листок передают сотруднику лично.
- Удобно
- Понятный сценарий. Можно зафиксировать получение.
- Учесть
- Печать, личная выдача и хранение документов.
Личная передача
По электронной почте
Листок направляют на согласованный e-mail в рамках оформленного электронного обмена.
- Удобно
- Быстрая отправка, в том числе удалённым сотрудникам.
- Учесть
- Правомерность порядка, защита данных, риск ошибки адреса и отсутствие единой истории.
Для электронной выдачи нужен корректно оформленный КЭДО. Порядок и подтверждение получения ↗
Через КЭДО
Листок размещают в личном кабинете сотрудника.
- Удобно
- История действий и возможность подтверждать ознакомление.
- Учесть
- Нужны настройка системы и оформление порядка КЭДО.
Какой бы способ вы ни выбрали, порядок выдачи — например, через корпоративный портал — нужно закрепить в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Для введения КЭДО дополнительно нужен локальный нормативный акт по статье 22.2 ТК РФ.
Подтверждение получения
Как зафиксировать выдачу и хранить подтверждения
Подтверждение получения
Как зафиксировать выдачу и хранить подтверждения
Трудовой кодекс не устанавливает общего требования собирать подпись сотрудника за каждый расчётный листок. Но подтверждение поможет доказать факт выдачи при споре или проверке.
Подпись в журнале
При бумажной выдаче сотрудник расписывается в журнале и указывает дату получения листка.
Отрывной корешок
В форму листка можно включить корешок с подписью сотрудника. Его оставляют у работодателя.
Отметка в КЭДО
Система фиксирует получение документа, а при настроенном ознакомлении — соответствующий статус и время.
Как хранить подтверждения
Рекомендуем хранить подтверждения выдачи вместе с расчётными листками не менее шести лет. Срок закрепите в номенклатуре дел с учётом применимых архивных требований.
Для расчётных листков базовый срок составляет 6 лет при наличии лицевых счетов работников. Если лицевых счетов нет, предусмотрено хранение 50/75 лет. Для подтверждений выдачи срок зависит от вида документа; его закрепляют отдельно.
Пункт 295 Перечня Росархива № 236 ↗С почтой есть нюансы
Письмо ушло,
а листок дошёл?
Что учитывать при выдаче
расчётных листков по e-mail.
Компания Лайнкор поможет настроить рассылку расчётных листков на e-mail из 1С:ЗУП.
Доставка под вопросом
Письмо может попасть в спам, не дойти или уйти на неактуальный адрес.
Нет подтверждения прочтения
Доставка письма сама по себе не всегда доказывает ознакомление с документом.
Персональные данные
Листок содержит сведения о сотруднике и его доходе. Важны защита и контроль доступа.
Разрозненная история
Сложнее отслеживать выдачу и отвечать на повторные запросы сотрудников.
Когда email допустим
Коротко об условиях электронного обмена
Когда email допустим
Коротко об условиях электронного обмена
Email можно использовать как часть корректно оформленного КЭДО. Сам по себе почтовый адрес систему электронного документооборота не заменяет.
- В компании внедрён КЭДО, а роль email и порядок выдачи закреплены в документах.
- Сотрудники ознакомлены с порядком; необходимые уведомления и согласия оформлены.
- Документы подписываются по применимым правилам, а система сохраняет факт получения и историю ознакомления.
Если КЭДО нет, простая рассылка по email остаётся рискованной. Практический вариант — бумажная выдача с подписью сотрудника в журнале.
Правовое обоснование
Статьи ТК РФ и разъяснения о выдаче листков
Правовое обоснование
Статьи ТК РФ и разъяснения о выдаче листков
Письменно сообщать о зарплате
Работодатель обязан информировать сотрудника о начислениях, размерах и основаниях удержаний и общей сумме к выплате.
Открыть статью ↗Оформить электронный обмен
Эти нормы определяют правила КЭДО: введение системы, взаимодействие с работниками и подписание электронных документов.
Открыть Трудовой кодекс ↗А что с разъяснениями о выдаче по e-mail?+
В письме Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 допускалось извещение по электронной почте, если порядок закреплён в документах работодателя. Письмо выпущено до появления в ТК РФ статей о КЭДО. В письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд связывает электронную выдачу с соблюдением статей 22.1–22.3 ТК РФ. При выборе способа учитывайте действующие нормы и актуальную практику, а не только разъяснение 2017 года.
Разбор правовых позиций и ссылки на разъяснения ↗Для управляемого процесса важны и способ доставки, и корректно оформленный порядок выдачи.
Когда важен контроль выдачи
Выдавайте расчётные листки через 1С:Кабинет сотрудника
Публикуйте расчётные листки из 1С в личные кабинеты сотрудников и отслеживайте ознакомление.
Один из наиболее юридически безопасных вариантов электронной выдачи. Корректно оформленный КЭДО помогает подтвердить получение документов и ознакомление с ними.
Компания «Лайнкор» поможет оформить процесс выдачи расчётных листков, подготовить необходимые локальные документы и настроить 1С:Кабинет сотрудника.
Обсудить подключение Подробнее о возможностях сервиса на сайте 1С ↗От публикации до подтверждения
Бухгалтер публикует листок
01
Отправляет его из 1С в личный кабинет сотрудника.
↓
Сотрудник читает документ
02
Проверяет начисления и подтверждает ознакомление.
↓
Бухгалтерия видит результат
03
Проверяет статус ознакомления в программе 1С.
Давайте разберём вашу задачу
С чего начать
в вашей компании?
Компания Лайнкор расскажет, как выстроить процесс
и настроить 1С:Кабинет
сотрудника.
- Разберём ваш текущий способ выдачи
- Обсудим подходящий порядок работы
- Подскажем, с чего начать подключение
Давайте обсудим
Оставьте заявку в форме ниже.
Загружаем форму…
Политика обработки персональных данных (PDF)
↗
Условия согласия доступны в форме Битрикс24.
Ещё пара деталей
Остались вопросы?
Коротко о том,
что спрашивают чаще всего.
Обязательно ли печатать расчётные листки?+
Бумажный формат — один из вариантов. Электронный формат требует корректного оформления электронного обмена с учётом статей 22.1–22.3 ТК РФ. Выбранный порядок нужно закрепить в документах компании.
Нужна ли подпись сотрудника?+
Статья 136 ТК РФ не устанавливает общего требования о подписи сотрудника на бумажном расчётном листке. При этом фиксация получения помогает подтвердить выдачу. Для электронного обмена учитывайте правила КЭДО и выбранной системы.
Можно ли отправлять листки на личную почту?+
Обычная рассылка сама по себе не решает вопрос соблюдения требований. Нужно оценить применимость электронного способа, закрепить порядок, контролировать адреса и обеспечить защиту персональных данных. Подробнее — в правовом обосновании.